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Editorial eliax: Sobre la herramienta #1 de las personas exitosas: Una agenda
eliax id: 9141 josé elías en ene 2, 2012 a las 12:11 AM (00:11 horas)
eliax - para mentes curiosasEn los inicios de mi vida profesional en los EEUU tuve la tremenda suerte de trabajar para una empresa que contrató a otra para que nos hablara de algo bastante simple: El uso e importancia de una agenda.

Hoy, varios años después, quiero compartir con ustedes el sentimiento de la importancia de una agenda en nuestras vidas.

Una agenda, es en mi opinión, una de las herramientas que separan a personas exitosas de las no-tan-exitosas, y todo se reduce a algo extremadamente importante: Una agenda nos hace mucho más eficientes que la persona promedio a la hora de manejar nuestro tiempo y nuestras relaciones.

Pero, ¿Qué es una agenda? Pues no es más que una lista de cosas por hacer, organizadas usualmente cronológicamente, con una fecha de finalización, opcionalmente un encargado de llevarla a cargo, un grado de prioridad (que puede ser un valor numérico del 1 al 3, o simplemente las palabras "muy importante", "normal" y "baja prioridad"), y una breve descripción.

Eso es todo. Y debido a esa sencillez una agenda es algo que podemos implementar o como una agenda física dedicada (de esas que venden en librerías), o como un programa en PC o celular, o incluso como un simple papel escrito a mano o archivo de texto en un iPad. Lo importante es que exista, y que le demos uso.

Yo particularmente llevo mi agenda de forma bastante sencilla en mi celular, pero por varios años mi agenda consistía de un simple archivo plano en mi laptop. En otras palabras, no hay excusa para no llevar una agenda.

Pero, ¿Cuál es la diferencia entre uno escribir una agenda y sencillamente recordarse de todo en la memoria de nuestros cerebros?

Pues para empezar, nuestras memorias son de poco fiar, pero más importante aun es que cuando vemos las cosas por escrito obtenemos una vista completa de todo lo que tenemos que hacer y podemos planear mejor nuestros próximos pasos (por ejemplo, haciendo cosas más prioritarias y dejando las menos prioritarias para después).

Otra gran ventaja en mi caso es que me libra de mucho estrés. El ir a dormir en la noche pensando en todo lo que hay que hace al otro día es algo estresante, y parte de ese estrés proviene de uno temer a olvidar lo que tiene que hacer. Pero en el momento que todo está por escrito, ese estrés desaparece pues uno confía que lo que tiene que hacer ya lo tiene escrito.

Sin embargo, para que el uso de agenda resulte efectivo, es importante seguir algunas reglas básicas:

1. Disciplina. En el momento que uno deje de apuntar cosas en la agenda, o de consultar la agenda al inicio del día todos los días, en ese mismo momento inicia el fin de nuestra organización. Una agenda es como ir al gimnasio, desde que dejas de ir un par de días te acostumbras a no volver jamás.

2. Poner prioridades y hacerles caso. Es muy tentador querer hacer las cosas fáciles primero, o las que podamos hacer más rápidamente, pero sin embargo lo que debemos hacer primero son las que son prioritarias. Esto es algo a lo que es difícil acostumbrarse, pero les aseguro que si dejan su instinto a un lado y siguen la racionalidad de lo que esto significa, que serán muchísimo más productivos en sus vidas.

3. Poner fechas realistas. Esto es algo que se gana con la experiencia, pero es importante poner plazos realistas en las taras a hacer, ya que al hacer esto lo más preciso posible, ganamos otra herramienta importantísima de forma gratuita: Ahora podemos predecir cuánto tiempo futuros proyectos nos tomarán, y poder estimar y agendar mejor nuestro tiempo, lo que nos hace más eficaces.

Es importante también que noten que una agenda no es una herramienta solo para "personas en el mundo de los negocios" (ese, lamentablemente es solo un mito), sino que para todo el mundo, desde estudiantes universitarios (para planear mejor sus estudios, tareas, horarios de visitas a profesores, etc), hasta asuntos familiares (planear vacaciones, compras en el supermercado, visitas a familiares remotos, pagos de facturas, visitas médicas recurrentes, eventos escolares, etc), y desde cineastas (para planear el orden de rodaje de películas, manejo de presupuestos, gestiones de permisos, firmas de documentos, etc) hasta programadores de software (para planeamiento de módulos a programar, identificar funcionalidades prioritarias, coordinar reuniones con otros programadores y clientes, etc). Una agenda es una herramienta universal para todo el mundo.

¿Y lo mejor de todo? Empezar es fácil, puedes empezar ahora mismo, y ya que apenas arrancamos con el 2012 no puedo imaginarme una mejor forma de iniciar el año que organizándonos con una agenda para ser más eficientes en lograr las metas que nos propusimos para el nuevo año...

Nota: A través de los años algunos lectores de eliax me han preguntado cómo puedo mantener este blog los 365 días del año, y a la misma vez lidiar con mis empresas, mi familia, y otros hobbies, y el "gran secreto" es este, todo lo que hago lo planifico con mi agenda.

ACTUALIZACIÓN: Varios lectores me han preguntado en los comentarios qué agenda utilizo, y aunque responderé quiero hacer énfasis una vez más en algo importante que mencioné en el artículo: No importa cual agenda utilices, lo importante es que le des uso.

En mi caso en particular utilizo las aplicaciones de Calendario y Recordatorios (Calendar y Reminders) que vienen pre-instalados en las últimas versiones de iOS. Algo que me es muy útil es que con el servicio gratuito iCloud de Apple todas mis agendas se sincronizan automáticamente entre mi iPhone y iPad, por lo que puedo ingresar y consultar por cualquiera de estos dispositivos y ambos siempre están sincronizados.

Una cosa que me gusta de la aplicación de Reminders del iPhone es que puedes poner alertas basadas en tu localización GPS, así que por ejemplo si estoy cerca de algún cliente mio el iPhone me alerta que tengo que hacer alguna tarea con ese cliente.

Pero repito: Hasta con lápiz y papel se puede llevar una agenda de forma bastante efectiva. Empiecen con algo sencillo (como el calendario de sus celulares) y después exploren otras opciones un poco más avanzadas (en las tiendas de aplicaciones de iPhone, iPad, iPod Touch, Android, Kindle, BlackBerry, Web OS y Windows Phone existen literalmente decenas de estas aplicaciones, comerciales y gratuitas. Incluso es posible utilizar herramientas como Google Calendar para hacerlo (aunque en este caso recomiendo sincronizarlo localmente con tu PC o celular para que puedas tener acceso en todo momento a tu agenda, incluso si no tienes Internet).

autor: josé elías

Comentarios

  • un articulo muy sencillo pero excelentes recomendaciones..gracias

  • Que buen articulo Elias, feliz ano! Y desde ahora mismo agarro mi movil a planificarme todo el 2012!

  • Que comentario o que lección tan enriquecedora, mil felicitaciones por tu página aunque comento poco tengo mas 3 años siguiendola casi todos los dias. Personas con sus buenos ideales hacen mucha falta mil gracias éxitos en este nuevo año para Ud. Y toda su famila. Saludos desde Venezuela

  • no me vas a creer, justamente antes de leer tu articulo, estuve pensando si seria bueno utilizar una agenda ya que soy muy desordenado en mi vida asi que esto me ha ayudado a decidirme gracias eliax me leiste la mente

  • Muy buenos consejos, solo te preguntaría ¿cual agenda prefieres?, electronica alguna en especial o la clásica de papel, saludos y muy feliz año.

  • Me gustaría que los lectores opinaran sobre agendas online o programas TODO que les simplifican la vida. A me va muy bien el Remember The Milk, y ahora estoy empezando a mirar el Mindjet. ¿Otras opciones?

    • +1

    • +1 para Remember the Milk + Google Calendar.

      Justamente hace una semana comenzé a organizarme mejor, a crear todos mis compromisos recurrentes en Google Calendar, y acabo de retomar la actividad con Remember the Milk para los Tasks.

    • Hola, pues antes usaba Toodledo, ahora me pase a la de Appigo ToDo mas la version de iPhone. Esto usando la metodologia GTD (Get Things Done).

    • Wunderlist es excelente, se sincroniza entre la PC y el móvil y gratis.

  • Excelente articulo Elías! Mentiría si digo que soy consistente (algo en lo que debo trabajar) con una agenda, pero algo que si hago uso de ella cuando me esperan días ajetreados y es notable que aunque a veces no la siga al pie de la letra me es mucho más fácil recordar todo lo que debo hacer, ya que lo he escrito.

    Feliz Año Nuevo José Elías!

  • ¿Que agenda usas?

  • El arma mas eficaz para no procrastinar (un vicio que, con el mal uso de internet, está aumentando)
    Feliz año eliax

  • Muchas gracias, muy buen consejo, lo voy a hacer este año.

  • Que app de agenda utilizas en iOS ?

  • Muy buen articulo, Jose !!

    Ahora, ¿, que aplicación utilizas en el IPad como agenda ??

  • Gracias,

  • Buen consejo para empezar el año.
    Podrías recomendar alguna en especial para gnu/linux y para otros sistemas (cualquiera sera mejor a nada, pero algunas serán mejores)
    Y gracias por esta excelente recomendación.

  • EssentialPIM

  • Eso es muy cierto, cuando empece a trabajar en el área de educación profesión en la que me dedico, lo primero que preguntaron fue que si sabia llevar una agenda.

    El currículum educativo se lleva acabo exitosamente con un instrumento : La planificación escolar(que no es mas que una agenda) en el que los docentes programamos los temas a impartir, la forma de impartirlo, el tiempo estimado para enseñarlo, los recursos que utilizaremos, las actividades, en fin se puede decir que el que enseña es la agenda y no los docentes.

    Dentro de mi experiencia un mejor profesional es una persona que puede organizar su tiempo.Gracias por este gran comentario Eliax una muy buena forma de que tus lectores comiencen un nuevo año.

    Éxitos para todos.

  • +1 exelente

  • Mas que excelente y toda la razon. Realmente mi organizacion la llevo mediante calendarios que los tomo como una agenda, en este caso uso Google Calendar sin embargo como ya lo han nombrado existen otras herramientas mucho mas faciles de usar.

  • ACTUALIZACIÓN: Actualicé el artículo respondiendo la pregunta de algunos lectores sobre qué agenda utilizo.

  • yo uso jorte en android ;)

  • una vez mas...GRacias!

  • Excelente articulo Elias, lo he intentado varias veces y espero que con esta por fin despegue mi uso de las agendas, felicidades por tu blog.

  • Muchisimas Gracias Elias, con lo que salvan la vida el uso de las agendas y yo sin querer usarla :S leyendo tu articulo he recordado que debo ser organizado en mi vida, en estos tiempos donde el tiempo pasa volando, que mas que una herramienta que te ayude a ordenarte, un abrazo y saludos de un lector de tu blog en Guatelinda (Guatemala), exitos.

  • Yo utilizo el google Calendar, pero aun no se como sincronizarlo con mi android, si alguien conoce una buena aplicación le agradecería, además me extraña que google no posea una aplicación en el market que sincronice con android.

    • Sincroniza directamente con la aplicacion calendario de tu telefono
      Un saludo

  • Yo,,, que leo con curiosidad todos los días tus post TAMBIEN te deseo que tengas un feliz año. GRACIAS por compartir tus opiniones. Con PROFUNDO respeto y admiración.

  • Yo uso una app muy buena que se llama Evernote, se puede sincronizar desde el Ipad, Iphone, Ipod, Android, Windows, Linux y la web, es muy buena y es gratuita,

    ( la versión paga tiene algunos features más, pero la gratuita es suficiente )

    Pruebenla !

    • Evernote es una genial app, para anotar muchisimas cosas que puedes olvidar y como dice Juan Pablo se sincroniza con tus dispositivos inmediatamente, yo la uso casi que exclusivamente para notas rapidas pero creo que puedo encontrarle otra utilidad.

  • Nunca olvidaré lo que me dijo una profesora en la universidad:
    "Mas vale la pálida tinta que una mente brillante"

  • He estado evitando el uso de agendas desde hace tiempo. Pero José me recordaste que detrás de ella se encuentra la diferencia entre la disciplina y la no disciplina.

    Gracias por recordarmelo, me viene como anillo al dedo.

  • Yo uso android, llos programas que instale son

    Alarm clock
    ToDo Pro
    Y lista de compras, tambien esta remember the milk.


    Calendar ya viene instalado


    Aunque prefiero usar lapiz.y.papel en hojas de post it medianas.... ojala y en esta decada podamos escribir tan bien en las pantallas tactiles como en el papel.


    Para no estresarme suelo posponer eventos minutos u horas o diass, ante sitiaciones inesperadas o intercambiar su orden, aunque esto podria quitarles disciplina.

    En el caso de elias, parece hacer lo contrario,adelantarse a los eventos para no tener demasiados evwntos a futuro, asi descongestiona de eventos dias futuros.

  • Hare ciertos cambios ... Esto esta genial.

  • Quizá te pueda interesar 'asana', una aplicación desarrollada por co-fundadores de facebook.
    Es básicamente esa misma agenda con su lista de 'todos', prioridades y fechas, pero para grupos, donde se pueden realizar comentarios y adjuntar archivos a las tareas, además de sincronizar con google calendar y email.

  • Excelente articulo !!! Para tener en cuenta !

  • Estaba buscando un artículo así. Realmente me parece muy clara tu visión y sobre todo realista y práctica. Los puntos a tener en cuenta de los que hablas son los verdaderos puntos difíciles a la hora de tener una "buena" agenda. Tienes toda la razón, si sigues estos pasos, sencillos, pero no fáciles, uno puede organizarse la vida y ganar en equilibrio y objetividad. Un abrazo.

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"Mi mente va a estallar, esto es EXTRAORDINARIO!!!!!!!!!!"

por "Patricio" en jul 23, 2010


en camino a la singularidad...

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